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In diesem ausführlichen Artikel erfahren Sie als Architekten detailliert alles wissenswerte wie Sie Zahlungsausfälle vermeiden können.

Wie Architekten Zahlungsausfälle vermeiden können

Wie Architekten Zahlungsausfälle vermeiden können

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Ihr Honorar erhalten Architekten erst nach der erbrachten Leistung. Beim Hausbau kann es teilweise Jahre dauern, bis Sie als Architekt Ihren Honoraranspruch geltend machen können. Architekten können jedoch Maßnahmen zur Vorsorge ergreifen, um Ihren Leistungsanspruch durchsetzen zu können. Das größte Risiko für einen Architekten sind Insolvenz und eine unzureichende Zahlungsmoral von Auftraggebern und Bauherren. Planungsbüros, Bauingenieure und Architekten tragen ein großes Risiko.

Tipps für die Reduktion von Zahlungsausfällen

In diesem Artikel wird näher beschrieben, wie Zahlungsausfälle vermieden werden können.

Prüfung der Bonität

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Bei jedem Auftrag sollten Architekten eine Bonitätsprüfung durchführen. Sie können eine Auskunft über die Kreditwürdigkeit und Zahlungsfähigkeit der Auftraggeber einholen. Bei großen Aufträgen sind Bonitätsprüfungen sogar essenziell wichtig. Für die Auskunft benötigen Sie eine Einverständniserklärung des Auftraggebers. Als Architekt können Sie sich auch bei anderen Wirtschaftsauskunfteien erkundigen.

Passenden Vertrag abschließen

Für jeden Auftrag sollte ein schriftlicher Vertrag erstellt werden. Bei potenziellen Streitigkeiten können Vertragsmodalitäten einfach überprüft werden. Für eine Honorarrechtsschutzversicherung müssen Architekten auch einen Vertrag in Schriftform der Versicherung vorlegen. In dem Vertrag sollten Sie passende Vorauszahlungen und Abschläge verhandeln und festlegen. Bei den Verhandlungen bekommen Sie einen Eindruck von der Zahlungsmoral des Auftraggebers. Voraus- und Abschlagszahlungen können das Zahlungsausfallrisiko verhindern. Sollte ein Bauherr während des Projekts Insolvenz anmelden, haben Sie durch die Voraus- und Abschlagszahlungen wenigstens einen Teil der Leistungen erhalten.

Dokumentation

Es ist wichtig, dass Sie als Architekt alle Fakten, Änderungen und Schritte detailliert protokollieren und dokumentieren. Durch die Dokumentation der Leistungen und Änderungen behalten Sie einen genauen Überblick über das Projekt und den Verlauf.

Einfordern von Sicherheiten

Als Bauingenieur oder Architekt haben Sie die Möglichkeit, im Vorfeld Sicherheiten einzufordern. Bei Zweifel an der Zahlungsfähigkeit des Kunden oder Liquiditätsproblemen haben Sie als Architekt zwei Möglichkeiten, sich abzusichern. Sie können eine Sicherungshypothek vom Bauherren erhalten. Eine Sicherungshypothek ist allerdings erst nach der Planung des Grundstücks möglich (erbrachte Leistung).

Die Alternative ist eine Bauhandwerkersicherung, die nach dem Vertragsabschluss eingefordert werden kann. Hierbei erhalten sie vom Auftraggeber eine Sicherheit als Vergütung. Im Vorfeld führen Bauingenieure und Architekten eine Kostenkontrolle durch. Sollten Sie Unstimmigkeiten feststellen, ist es wichtig, sich im Vorfeld abzusichern. Sollte ein Bauherr Sicherheiten oder Zahlungen verweigern, müssen Sie vereinbarte Leistungen nicht mehr erbringen. Möglicherweise könnten diese Leistungen ebenfalls nicht bezahlt werden.

Beachtung der Zahlungsfristen

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Es ist wichtig, dass Sie in den Rechnungen bestimmte Zahlungsfristen festlegen. Diese Zahlungsfristen können Sie im Vorfeld auch mit dem Auftraggeber besprechen. Einigen Sie sich auf ein bestimmtes Datum. Bis zu diesem Tag sollten die erbrachten Leistungen vom Bauherren bezahlt worden sein. Die maximale Zahlungsfrist beträgt sieben Tage. Mit kurzen Zahlungsfristen können Sie Zahlungsausfälle vermeiden und vorbeugen.

Erstellung von Rechnungen

In Schluss- und Abschlagsrechnungen sollten Sie genau auf die Angaben und Details achten. In der Rechnung sollten Art und Umfang der erbrachten Leistungen, Rechnungsnummer, das genaue Datum, Steuer-ID, Steuernummer, Adresse und Name erwähnt werden. Zudem sollten Sie darauf achten, dass die Zahlungsfrist mit genauem Datum in der Rechnung steht. Falls Sie mit dem Auftraggeber keine Zahlungsfrist vereinbart haben, dann hat der Bauherr 30 Tage Zeit, die Rechnung zu bezahlen.

Als Architekt sollten Sie zudem nachweisen, dass Auftraggeber die Rechnung erhalten haben. Versenden Sie die Rechnung per Einschreiben. In diesem Fall muss der Bauherr ein Dokument unterschreiben, dass er die Rechnung erhalten hat. Dadurch können sich Architekten im Streitfall absichern. Alternativ können Sie dem Kunden die Rechnung auch persönlich vorbeibringen und vor einem Zeugen abgeben.

Abschlagszahlung

Mit Abschlagszahlungen (Abschlag) können Sie Zahlungsausfälle vermeiden. Als Bauingenieur oder Architekt haben Sie die Möglichkeit, eine Abschlagszahlung zu verlangen. Hierbei zahlt der Kunde in bestimmten Zeiträumen eine festgelegte Abschlagszahlung. So können Sie auch die Zahlungsfähigkeit und die Zahlungsmoral des Kunden überprüfen. Falls der Bauherr eine Abschlagsrechnung nicht begleicht, können Sie den Vertrag ohne Begründung kündigen.

Mahnung

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Wenn der Kunde eine Rechnung nach 30 Tagen immer noch nicht beglichen hat, können Sie eine erste Mahnung schreiben. Für die Erstellung der Mahnung berechnen Sie dem Kunden eine weitere Gebühr. Um das Verhältnis zum Kunden nicht zu verschlechtern, sollten Sie am Anfang ein Erinnerungsschreiben verfassen. Sollte der Bauherr auf dieses Schreiben ebenfalls nicht reagieren, können Sie den Kunden direkt anrufen. Zeigt sich der Kunde immer noch nicht einsichtig, sollte ein Mahnbescheid verschickt werden.

In dieser Mahnung sollten Sie eine Zahlungsfrist festlegen und eine Zahlungsaufforderung formulieren. Manche Kunden versuchen verspätet die Rechnung, ohne die Mahngebühr zu bezahlen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Forderungen bei den Kunden durchsetzen. Seriöse und zahlungskräftige Kunden müssen sich in der Planungs- und Bauphase um verschiedene Punkte kümmern. Es kann passieren, dass die Rechnung vom Architekten vergessen wird. Nach der Mahnung wird Ihre Rechnung dann schnellstmöglich beglichen. Manche Kunden haben allerdings eine schlechte Zahlungsmoral. Daher sollten Sie vor der Zusammenarbeit immer die Bonität und Zahlungsfähigkeit der Kunden prüfen.

Honoraranspruch

In einem Architektenvertrag können Sie Ihren Honoraranspruch nachweisen und nachträglich geltend machen. Durch das Schreiben können Sie beweisen, dass Sie einen Anspruch auf Ihr Honorar als Architekt haben. Damit Sie für Ihre erbrachten Leistungen auch entlohnt werden, sollten Sie einen schriftlichen Vertrag mit dem Kunden abschließen. In diesem Architektenvertrag werden alle wichtigen Modalitäten und Einzelheiten festgelegt. In diesem Vertrag sollten Sie auch Ihre Bezahlung/Honorar erwähnen.

Sie haben Anspruch auf das vereinbarte Honorar, wenn Sie die Leistung nach Kundenwunsch erbracht haben. Daher müssen alle Leistungen und Anpassungen genau dokumentiert werden. Der Kunde muss die Arbeit des Architekten akzeptieren und abnehmen. Abnahme bedeutet, dass die Arbeiten dem Vertrag entsprechen. Abnahmeformulare können sich Architekten bei Architektenkammern besorgen. Für Ihr Honorar müssen Sie dem Auftraggeber auch eine Honorarschlussrechnung gestellt haben, in dem alle Vertragsmodalitäten dokumentiert sind.

Mahnverfahren einleiten

Wenn ein Kunde auf Ihre Mahnbescheide nicht reagiert, können Sie noch einen Schritt weitergehen. Mit einem Mahnbescheids-Verfahren leiten Sie gegen den säumigen Bauherren ein Gerichtsverfahren ein. Das Gericht verfasst eine Zahlungsaufforderung und sendet das Schreiben an den säumigen Auftraggebern. In manchen Fällen kann ein gerichtliches Mahnverfahren der letzte Ausweg sein, um eine Verjährung Ihrer Forderung zu stoppen. Der Bauherr hat jetzt zwei Möglichkeiten. Die Rechnung wird bezahlt oder er geht gegen das Mahnverfahren vor. Falls der Bauherr auf dieses Schreiben ebenfalls nicht reagiert, kann sich der Architekt an einen Gerichtsvollzieher wenden. Bei Schadenersatzansprüchen des Bauherren sollten Sie kein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Inkassodienste

Alternativ können Sie sich als Architekt auch an ein Inkassounternehmen wenden. Ein Inkassounternehmen wird in Ihrem Namen das Mahnwesen übernehmen. Sie können sich weiter um Ihr Tagesgeschäft kümmern und der Inkassodienst wird vor Gericht versuchen, die ausstehenden Forderungen einzutreiben. Im Netz können Sie nach Inkasso Hannover, Hamburg, München oder Berlin suchen, um passende Inkassodienste in Ihrer Nähe finden zu können.

Factoring

Eine weitere Möglichkeit ist das Factoring. Hier verkaufen Sie Ihre ausstehenden Forderungen an ein Factoring-Unternehmen. Das Unternehmen wird dann im eigenen Namen versuchen, an das Geld der Auftraggeber zu kommen. Factoring wird eher bei einfachen Forderungen eingesetzt.