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Telefonservice für Architekten und welche Vorteile ein Telefonsekretariat bietet

Telefonservice für Architekten und welche Vorteile ein Telefonsekretariat bietet

Telefonservice für Architekten und welche Vorteile ein Telefonsekretariat bietet

AnzeigeIn der Betriebswirtschaft gibt es einige Grundregeln, deren Einhaltung darüber entscheidet, ob aus einem Unternehmen ein großer Erfolg wird, oder ob es langfristig weit unter seinen Möglichkeiten bleibt. Da wäre zum einen das Prinzip der komparativen Kostenvorteile und zum anderen das Gesetz der Opportunitätskosten. Vor allem bei uns Architekten spielen sie eine große Rolle, denn die Kostenstruktur eines Architekturbüros ist ein ideales Anschauungsbeispiel für deren Zusammenspiel. Wer das alles durchschaut hat, der versteht warum es so unglaublich wichtig ist bestimmte Tätigkeiten durch Outsourcing auszulagern.

Outsourcing – worauf achten?

Nehmen wir an, ein Architekt kostet 100€ pro Stunde und lässt sich für 200€/h an den Kunden abrechnen – wenn er planerische Arbeit macht. Dann schafft er es im Schnitt 1.600€ Umsatz pro Tag für die Firma zu erwirtschaften. 800€ Gewinn würden damit übrig bleiben. Problem dabei ist nur, dass an einem Tag mehrere Kunden und Interessenten anrufen, weil sie irgendwelche Fragen haben. Häufig zu Dingen, die nicht fachlich bedingt sind. Wenn er oder sie deswegen jeden Tag eine Stunde am Telefon verbringt und Anrufe beantwortet, dann werden es nur 1.400€ Umsatz sein und es wird ein Gewinn erzielt von lediglich 600€. Also gleich 200€ weniger. Hieran erkennen Sie die Wirkung von Opportunitätskosten. Jede unproduktive Minute, die sich nicht abrechnen lässt, kostet immer doppelt. Daran müssen Führungskräfte in jegliche Art von Unternehmen denken.

Erkenntnis: Es ist eine schlechte Idee Fachleute dazu abzustellen am Telefon Anrufe entgegen zu nehmen oder SMS beantworten zu lassen. Das ist alles andere als professionell und beeinträchtigt massiv den Gewinn. Jegliche Art von unproduktiver Tätigkeit kostet nämlich doppelt.

Gemeinkosten senken durch Outsourcing – so geht´s

Grundlage einer Outsourcing-Entscheidung ist immer die Regel: Lassen Sie jede Arbeit von dem erledigen, der sie zum günstigsten Preis durchführen kann. Dann entfalten sich sogenannte komparative Kostenvorteile. Im oben genannten Fall wäre es zum Beispiel möglich einen externen Telefonservice zu engagieren, um die Kunden oder sonstige Anrufer abzufangen. Solche Leute aus dem Call-Center sind gut geschult und vertreten Ihr Unternehmen hoch professionell nach außen.

Sie beantworten individuelle Fragen der Anrufer, nachdem sie eine kurze Schulung durchlaufen haben. Vermutlich werden sie 80% der Anrufe und SMS-Nachrichten problemlos direkt im Telefonservice-Center erledigen können, ohne dass die Architekten selbst zum Hörer greifen müssen.

Der Vorteil liegt auf der Hand. Nehmen wir an, die Leute vom Telefonservice nehmen für eine Stunde am Tag Anrufe von Kunden entgegen, zu einem Preis von 40€ pro Stunde. Bezogen auf obige Rechnung läge dann der Umsatz wieder bei 1.600€ und nicht mehr bei 1.400€. Der Gewinn reduziert sich zwar um die Kosten für das externe Telefonsekretariat. Unter dem Strich bleiben dann aber immer noch 760€ als Gewinn pro Tag übrig. Das sind 160€ mehr als wenn sich Ihre Architekten um die Anrufer kümmern würden.

Fazit zum Outsourcing

Oben genannte Prinzipien gelten nicht nur für den Telefonservice und das Beantworten von Anrufen. Sie betreffen jegliche Art von Tätigkeit: Kopieren, Briefe eintüten und versenden, Material bestellen – einfach alles.

Viele Angenturbetreiber scheuen sich Hilfskräfte einzustellen. Sie kosten ja zusätzliches Geld. Woran sie nicht denken ist, dass solche Angestellten dafür sorgen können, dass Kapazitäten freigeschaufelt werden. Und das für die Leute, die den Umsatz machen. Wer richtig rechnet, der erkennt schnell, dass manche zusätzlichen Ausgaben dafür sorgen, dass Umsatz und Gewinn sogar steigen, anstatt weniger zu werden. So funktioniert gutes Unternehmertum wirklich.