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Immer wieder erreichen uns die Fragen von Kunden, bei denen es darum geht ihnen bei der Organisation von Events einen Rat zu geben. Es geht dabei darum die richtige Auswahl für ein Gebäude zu treffen, welches für eine Veranstaltung genutzt werden soll. Durchaus ein sensibles Thema, denn es geht dabei um Repräsentation. Vor allem zwei Ziele gilt es beim Planen unter einen Hut zu bringen.

Eines davon ist der Zielgruppe ein Event zu bieten, das sie begeistert. In der heutigen Zeit ist das wichtig fürs Marketing. Denn direkt während oder nach der Veranstaltung twittern, snapchatten, facebooken die Leute über ihre Social-Media-Kanäle was sie erlebt haben und auf Instagram posten sie es auch noch.

Das zweite Ziel ist es die Sicherheit zu gewährleisten. Nun sind ja die meisten Räumlichkeiten aus dem Bereich ziemlich genau reguliert hinsichtlich ihrer Kapazitäten usw. Allerdings kann man so noch nicht planen. Für eine echte Knaller-Veranstaltung sind häufig Umbaumaßnahmen notwendig. Eine Bühne für die Band oder für Showeinlagen, spektakuläre Dekoration, besondere Stellplätze für das Catering sind notwendig. Sie alle erfordern eine Einhaltung architektonisch relevanter Regeln. Know-How Input vom Fachmann wird reichlich benötigt.

Hier daher ein paar Tipps, worauf Sie bei der Gebäudeauswahl für ein Event achten sollten, damit Sie Ihre Zielgruppe so richtig aus den Socken hauen.

Tipp: Ein Gebäude für eine Veranstaltung auswählen

Wichtigste Größe auf der Checkliste ist immer die Anzahl der Personen, die auf ein Event eingeladen werden. Räumlichkeiten sollten immer zu dieser Zahl passen. Idealerweise übersteigt die Kapazität leicht die Menge der Teilnehmer. Das macht es einfacher die Umbauten mit zu integrieren, denn sie knabbern normalerweise an der Verfügbarkeit von Platz.

Des Weiteren ist bei der Planung wichtig, dass die individuellen Aufbauten an der richtigen Stelle stehen. Wer in der Location ein großes Buffet oder eine Showbühne erreichten möchte, der benötigt sie an einer Stelle, wo alle gut sehen können bzw. wo die Teilnehmer problemlos an die Sachen herankommen. Zudem dürfen diese Anpassungen nicht dazu führen, dass Fluchtwege versperrt werden. Der Experte für Catering Minden berichtete uns, dass sie aus genau diesem Grund mit den Auftraggebern Checklisten austauschen, um die Kooperation von Anfang an zu optimieren. Darin finden sich alle wichtigen architektonischen Kriterien, auf die aus ihrer Sicht beim Event geachtet werden muss.

Immer häufiger werden Leinwände angefragt. Im Bereich Online Marketing ist es wichtig Veranstaltungen der in der realen Welt auch zu virtuellen Events zu machen. Hierfür sind Live-Schaltungen auf die Leinwand hilfreich. Zudem auch Kameras für die Übertragung nach Außen. Sie anzubringen erforderte ebenfalls Berücksichtigung.

Noch ein kleiner extra Tipp: Nicht vergessen, wo Musik gespielt wird, da werden GEMA-Gebühren fällig. Diesen Aspekt vergessen viele Planer. Doch zur Durchführung einer perfekten Veranstaltung gehört die richtige Klangkulisse.

Fazit

Das Gute ist, dass die meisten Veranstalter es von ganz allein gewohnt sind auf solche Dinge zu achten. Es gehört bei ihnen zum Standard solche Optionen anzubieten. Akut werden solche Anfragen vor allem dann, wenn eine Veranstaltung an einem Ort durchgeführt werden soll, der bisher nicht als Location für Ereignisse fungierte. Oder, wenn Räumlichkeiten mit ganz besonderen Aufbauten versehen werden. In diesem Fall ist es wichtig sich vom Architekten und vom Statiker beraten zu lassen.

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