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Alles sprechen von Industrie 4.0, der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und von der Arbeit ohne Papier. Das ist auch gut so, denn es ist die Zukunft. Jedes Unternehmen kann mit Hilfe von digitaler Technik bei der Umstellung auf das papierlose Büro zahlreiche positive Kosteneffekte erzielen. Allerdings nur dann, wenn die Digitalisierung richtig angegangen wird. Papierlose Büros bringen nämlich nicht automatisch ihre Vorteile mit sich.

Wir sehen uns dieses Thema daher genauer an und geben wichtige Grundregeln zu beachten. Sie sollen Ihnen dabei helfen in die richtige Technik zu investieren, um das beste Ergebnis herauszuholen: Erfolg für Ihr Unternehmen, sichere Arbeitsplätze für Ihre Mitarbeiter.

Digitalisierung im Büro – worauf achten?

Wir nennen hier einige wichtige Grundfunktionen, auf die bei der Umstellung auf das papierlose Büro elementar sind. Das beste Ergebnis erzielen Sie, wenn Sie möglichst all diese Kriterien mit so wenig technischen Hilfsmitteln wie möglich erreichen.

Archivierung

Unternehmen sind vom Gesetz her gezwungen Aufzeichnungen über ihre Aktivitäten zu führen. Sowohl in der Buchhaltung als auch in anderen Bereichen. Hierfür gibt es sogar feste Aufbewahrungsfristen. Es ist möglich Daten in digitaler und elektronischer Form zu sichern. Einscannen von Papier-Dokumenten und die Ablage in ein digitales Archiv würde auf jeden Fall schon einmal Lagerplatz sparen.

Noch besser wäre es, wenn sich solche Dokumente mit einer passenden Datenbank so archivieren lassen, dass Ihre Mitarbeiter nach bestimmten Kriterien per Suchbegriff fahnden können. Und so, dass sich zusammengehörige Materialien als solche markieren lassen. Das würde die Zeit verkürzen, die Ihre Mitarbeiter damit verbringen wichtige Papiere manuell zu durchsuchen.

Grundregel 1:

Software-Lösungen sollten es möglich machen die Archivierung und Auffindbarkeit von Dokumenten zu erleichtern. Das gelingt am besten, wenn wichtige Informationen per Attribut erfasst werden können.

Buchhaltung und ERP

Zur wichtigsten Pflicht gehört für Unternehmen die Vorschrift eine vollständige Buchhaltung aufrechtzuerhalten. Buchhalterisch relevante Dokumente zu archivieren ist das eine. Noch besser wäre es, wenn sich die Daten auf den Belegen direkt in die ERP-Software übertragen lassen. Digitalisierung Büro wird dadurch zum doppelten Gewinn. Einen guten Anbieter für Unternehmenslösungen erkennen Sie somit daran, dass sich die Belege mit entsprechenden Daten versehen werden können. Auf diesem Wege lassen sich diese direkt verarbeiten und gleichzeitig automatisch archivieren. So sparen Sie sich noch mehr Arbeit.

Nicht nur die Buchhaltung profitiert davon. Auch der Vertrieb und der Einkauf weiß es zu schätzen, wenn Bewegungen von Preisen und Mengen im ERP-System erfasst werden. Das erleichtert deren Arbeit immens.

Grundregel 2:

Gute Programme schlagen immer mehrere Fliegen mit einer Klappe. Reine Archivierung und Verfügbarkeit sind ein Fortschritt. Aber eine Kombination von buchhalterischer Verarbeitung und automatische Ablage ins Archiv in Kombination ist noch besser.

Beschleunigung

Jede digitale Lösung, welche die Arbeitsabläufe beschleunigt ist gut. Papierloses Arbeiten ist meist nur deren automatische Konsequenz. Hier ist eine einfache Kosten-Nutzen Rechnung erforderlich. Wie viele Mitarbeitern sparen über welchen Zeitraum wie viel Arbeitszeit – verglichen mit den Anschaffungskosten einer digitalen Technologie. Für den optimalen Effekt ist es wichtig, dass sich das daraus gewonnene Datenmaterial mit anderen Tools leicht verknüpfen lässt.

Grundregel 3:

Die besten Tools ermöglichen die Beschleunigung von Geschäftsprozessen. Am besten sind sie jedoch dann, wenn sie sich mit anderen Systemen über Schnittstellen verknüpfen lassen, vor allem mit dem vorhandenen ERP-System. Dann werden die Daten zu einem hohen Anteil integriert und ermöglichen umso mehr zentrale Auswertungen mit immer mehr Details.

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