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Frau im schwarzen Blazer sitzt an einem Schreibtisch und telefoniert - In diesem Beitrag erfahren Sie wissenswerte Infos darüber, wann sich ein externer Sekretariatsservice für Architekten lohnt.

Wann sich ein externer Sekretariatsservice für Architekten lohnt

Wann sich ein externer Sekretariatsservice für Architekten lohnt

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In der modernen Arbeitswelt werden Geschäftsabläufe immer komplexer, was Auswirkungen auf den direkten Kundenkontakt hat. Aber auch der Kunde von heute erwartet sich mehr als nur einen Telefonbeantworter, der sie durch endlos lange Auswahlmöglichkeiten führt, ohne jemals die gewünschte Antwort zu erhalten oder mit einer „richtigen“ Person zu sprechen. Das führt sehr schnell zu unzufriedenen und frustrierten Kunden, was zweifellos mit Umsatzeinbußen einhergeht.

Ein weiterer Grund, warum Sie sich für einen externen Sekretariatsservice für Architekten umsehen, könnte sein, dass Sie bereits eines haben, das jedoch über die Jahre unzulänglich geworden ist!

Sie haben das Gefühl, dass Anfragen nicht immer optimal bearbeitet werden, und möchten die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter mit Ihren Kunden umgehen, verbessern.

Unter dem Strich, wenn Ihr Architekturbüro eine Größe erreicht hat, bei der Sie nicht jeden Anruf beantworten können, schlimmer noch, sie Anrufe und damit potenzielle Kunden versäumen, so ist es an der Zeit, sich um einen Sekretariatsservice umzusehen.

Was kann ein externer Sekretariatsservice für Architekten für Sie tun

Wie in jeden Unternehmen gibt es auch in Architekturbüros Grundregeln, welche die Firma zum Erfolg führen oder nicht. Nicht selten führen selbst die besten Bemühungen langfristig nicht zu dem gewünschten Erfolg. Das kann zu einem an den komparativen Kostenvorteile und zum anderen an den Opportunitätskosten liegen. Architekturbüros sind bekannt dafür, eine ausgeklügelte Kostenstruktur entwerfen zu müssen, um ganz vorne mit dabei zu sein. Zieht man all diese Faktoren zusammen, so erkennt man, wie wichtig es ist, bestimmte Tätigkeiten durch einen externen Sekretariatsservice auszulagern.

Worauf sollten Sie bei einem externen Sekretariatsservice für Architekten achten?

Angenommen, Sie streben einen Stundenlohn von 120 € an, lassen sich das jedoch mit 200 €/h an den Kunden abrechnen, so schaffen Sie es, durchschnittlich 1600 € pro Tag zu erarbeiten. Damit haben Sie einen Gewinn von 640 € pro Tag. Obwohl diese Rechnung theoretisch stimmt, ist sie jedoch praktisch auf einer täglichen Basis nicht erreichbar. – Denn sie werden nicht jeden Tag 8 Stunden ausschließlich an den Planungsarbeiten für Kunden arbeiten. Sie werden Tage haben, wo potenzielle Kunden einfach für Informationen anrufen. Schlimmer noch, diese Informationen sind nicht immer fachlich bezogen. In Zahlen umgesetzt heißt das, dass, wenn Sie täglich nur eine Stunde am Telefon verbringen, verringert sich Ihr täglicher Umsatz bereits um 200 €. Dieses einfache Beispiel verdeutlicht die Wirkung von Opportunitätskosten. Jede Minute, die Sie davon abgehalten sind, an Kundenprojekten zu arbeiten, kostet sie im Ende fast zweimal so viel. Als Führungskraft müssen Sie sich diese Art von Erfolgsdenken zulegen.

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Fachleute anzustellen, die einfach nur Ihre Telefonanrufe und SMS beantworten, war noch nie eine gute Idee. Das ist weder professionell, noch hilft es Ihrem Umsatz. – Vergessen Sie nicht, jede unproduktive Minute kostet Ihnen fast zweimal so viel.

Wie Sie die Gemeinkosten durch einen externen Sekretariatsservice für Architekten senken können

Wenn Sie sich bereits Gedanken über ein mögliches Outsourcing machen, nehmen Sie den folgenden Gedanken als Leitsatz:

Jede Arbeit, die durchgeführt werden muss, sollte von jener Person erledigt werden, die es zum günstigsten Preis erledigen kann.

Daraus entfalten sich die bereits genannten Kostenvorteile

Bleiben wir bei dem oben genannten Beispiel, so wäre es angebracht einen externen Sekretariatsservice für Architekten zu engagieren. Menschen in einem Sekretariatsservice sind gut geschult und fangen Kunden und sonstige Anrufer für Sie ab. Ein weiterer positiver Faktor dazu wäre, dass Sie mit einem externen Sekretariatsservice für Architekten Ihr Firmenprofil verbessern, denn durch diesen zusätzlichen Service wirken Sie hochprofessionell.

Welche Aufgaben werden von dem externen Sekretariatsservice für Architekten erledigt

Wahrscheinlich wollen Sie, dass Ihre neuen Mitarbeiter eine anfängliche Schulung durchlaufen, um die wichtigsten Dinge über Ihre Kanzlei zu verstehen. Danach kann Ihr Sekretariatsservice beginnen, individuelle Fragen Ihrer Anrufer zu beantworten. Sie werden überrascht sein, einschlägige Studien haben ergeben, dass bis zu 80 % aller Anrufe von dem Telefonservice erledigt werden können, ohne dass Sie dabei selbst zum Hörer greifen müssen.

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Sollten Sie gezwungen sein, von zu Hause zu arbeiten, so kann auch hier der externe Sekretariatsservice für Architekten einen einzigartigen Vorteil bieten. Nicht länger müssen Sie all Ihre Telefone umstellen, um Sie von zu Hause zu beantworten. Mit dem Sekretariatsservice bleibt für (potenzielle) Kunden alles beim Alten. Jeder Anruf wird beantwortet und wenn nötig an Sie weitergeleitet.

Wie legt sich der externe Sekretariatsservice für Architekten finanziell um?

Der Vorteil ist offensichtlich. Angenommen Sie bezahlen den Mitarbeitern im Sekretariatsservice für Architekten 40 €/h. Verglichen mit Ihrer Arbeitsstunde machen Sie einen Gewinn von 160 €. Dieser Vergleich spricht nicht nur für den externen Sekretariatsservice für Architekten, er überzeugt.

Fazit zum externen Sekretariatsservice für Architekten

Bis jetzt haben wir immer nur vom Beantworten von Telefonanrufen gesprochen. Doch das oben genannte Beispiel bezieht sich nicht nur auf mögliche Telefonanrufe. Jede Tätigkeit, und dazu zählen Dinge, wie Briefe eintüten und versenden, Kopieren, Material bestellen, einfach alles, das Sie von Ihren Planungsarbeiten abhält, kostet Sie am Ende mehr als würden Sie einen verlässlichen Mitarbeiter anstellen.

Leider gibt es noch immer viel zu viele Architekturbüros, die sich davor scheuen, eine Hilfskraft einzustellen oder einen externen Sekretariatsservice für Architekten zu beauftragen. Was diesen Unternehmen vorrangig in die Augen springt, sind die zusätzlichen Kosten.

Was bei dieser Art zu denken jedoch allzu gerne übersehen wird, ist, dass Hilfskräfte als auch der Sekretariatsservice Ihre Kapazitäten freischaufeln. Die verborgene Wahrheit der zusätzlichen Kosten für den externen Sekretariatsservice für Architekten liegt darin, dass bestimmte Zusatzkosten den Umsatz und Gewinn steigern, anstatt, wie oft fälschlich angenommen, verringern. Viele Unternehmer sagen, dass sich hinter diesem Prinzip tatsächlich das Gelingen oder Nichtgelingen einer Firma verbirgt.